Trong thời đại số hóa, hóa đơn điện tử đang dần trở thành giải pháp tất yếu giúp doanh nghiệp tối ưu quy trình kế toán, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả quản lý. Không chỉ giảm thiểu sai sót, chúng còn giúp doanh nghiệp dễ dàng tuân thủ quy định pháp luật, đồng thời tăng tính bảo mật và tiện lợi trong giao dịch. Trong bài viết này, 8Congnghe sẽ giúp bạn hiểu hơn về loại hóa đơn này nhé!
1. Hóa đơn điện tử là gì?
Theo Khoản 1, 2 Điều 3 Nghị định 123/2020/NĐ-CP, hóa đơn điện tử là hóa đơn có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế được thể hiện ở dạng dữ liệu điện tử do tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ lập bằng phương tiện điện tử để ghi nhận thông tin bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ theo quy định của pháp luật về kế toán, pháp luật về thuế, bao gồm cả trường hợp hóa đơn được khởi tạo từ máy tính tiền có kết nối chuyển dữ liệu điện tử với cơ quan thuế, trong đó:
- Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử được cơ quan thuế cấp mã trước khi tổ chức, cá nhân bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua.
Mã của cơ quan thuế trên hóa đơn điện tử bao gồm số giao dịch là một dãy số duy nhất do hệ thống của cơ quan thuế tạo ra và một chuỗi ký tự được cơ quan thuế mã hóa dựa trên thông tin của người bán lập trên hóa đơn.
- Hóa đơn điện tử không có mã của cơ quan thuế là hóa đơn điện tử do tổ chức bán hàng hóa, cung cấp dịch vụ gửi cho người mua không có mã của cơ quan thuế.
2. Tại sao doanh nghiệp nên sử dụng hóa đơn điện tử?
Theo thông tư 78/TT-BTC, hóa đơn giấy đã không còn hiệu lực với các hộ kinh doanh cá thể. Điều này đòi hỏi các doanh nghiệp cần phải khẩn trương thay đổi trong việc chuyển đổi hóa đơn giấy sang hóa đơn điện tử. Bởi chúng mang đến rất nhiều lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian và chi phí: Thay vì phải đầu tư nhiều chi phí cho việc in ấn, lưu trữ hay vận chuyển hóa đơn truyền thống thì nay doanh nghiệp chỉ mất khoảng 300 đồng/hóa đơn điện tử.
- Ngăn chặn tình trạng làm giả hóa đơn: Mỗi hóa đơn số cơ quan thuế sẽ có mã xác thực riêng vì vậy tình trạng làm giả hóa đơn là rất thấp.
- Giảm thủ tục chi phí: Một trong những công việc mất thời gian và công sức nhất tạo các doanh nghiệp đó chính là báo cáo tình hình sử dụng hóa đơn mỗi quý. Tuy nhiên, với hóa đơn số thì doanh nghiệp không cần lập báo cáo. Bởi mọi thông tin đều có thể tra cứu được qua phần mềm.
- An toàn, bảo mật: Mọi hóa đơn điện tử đều có mã xác thực của Tổng cục Thuế đảm bảo độ chính xác, bảo mật cao.
- Tương thích với nhiều phần mềm: Hóa đơn tương thích với rất nhiều phần mềm kế toán và phần mềm quản lý doanh nghiệp.
- Đảm bảo đầy đủ các yêu cầu của Tổng cục thuế: Doanh nghiệp sử dụng hóa đơn điện tử cũng là đang thực hiện đầy đủ các yêu cầu về hóa đơn theo Thông tư 78.
3. Quy định pháp luật về hóa đơn điện tử tại Việt Nam
Các quy định về hóa đơn điện tử cho doanh nghiệp tại Việt Nam được thực hiện như sau:
- Ủy nhiệm lập hóa đơn: Doanh nghiệp có thể giao quyền cho bên thứ ba thực hiện việc lập hóa đơn điện tử, nhưng cần có thỏa thuận bằng văn bản giữa hai bên để đảm bảo tính minh bạch.
- Mẫu số và ký hiệu: Xác định chi tiết cấu trúc ký hiệu hóa đơn điện tử (gồm 6 ký tự), trong đó: loại hóa đơn (có mã hoặc không có mã của cơ quan thuế), năm phát hành và phân loại hóa đơn. Hai ký tự cuối cùng do người bán tự quy định.
- Xử lý sai sót: Hướng dẫn cụ thể về cách xử lý khi có sai sót, bao gồm các phương án điều chỉnh, thay thế hoặc hủy bỏ hóa đơn, tùy thuộc vào mức độ sai sót và thời gian phát hiện.
- Hóa đơn điện tử từ máy tính tiền: Quy định rõ ràng về điều kiện áp dụng và các thông tin bắt buộc có trên hóa đơn phát hành từ máy tính tiền kết nối trực tiếp với cơ quan thuế.
- Thời điểm lập hóa đơn cho dịch vụ ngân hàng: Có quy định riêng về thời gian lập hóa đơn đối với các dịch vụ ngân hàng, được điều chỉnh theo tần suất và tính chất của giao dịch.
- Thời gian áp dụng: Theo Thông tư 78, việc chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là bắt buộc, với khuyến khích doanh nghiệp hoàn tất trước ngày 01/07/2022.
Tạm kết
Doanh nghiệp chuyển đổi sang hóa đơn điện tử là một trong những việc làm cần thiết mang đến rất nhiều lợi ích cho chính doanh nghiệp. Vì vậy, hy vọng qua những chia sẻ của 8Congnghe đã giúp bạn có thêm thông tin cũng như hiểu hơn về hóa đơn này nhé! Đừng quên theo dõi 8Congnghe để luôn cập nhật những tin tức mới nhất về công nghệ.
