Trước sự tiến bộ của khoa học công nghệ, OCR ngày càng được ứng dụng phổ biến, rộng rãi trong các doanh nghiệp. Vậy OCR là gì? Có những ưu điểm gì vượt trội so với cách quản lý cũ? Hãy cùng 8Congnghe tìm hiểu chi tiết hơn thông qua bài viết dưới đây nhé!
1. OCR là gì?
OCR (Optical Character Recognition – Nhận dạng ký tự quang học) là một công nghệ bắt nguồn từ các lĩnh vực như nhận dạng mẫu, thị giác máy tính và trí tuệ nhân tạo. Đây là công nghệ chuyển đổi hình ảnh chứa chữ viết tay, chữ đánh máy hay tài liệu được quét từ máy scan thành văn bản có thể chỉnh sửa được trên máy tính.
Nhờ OCR, việc số hóa tài liệu giấy như sách, hóa đơn, biên nhận hay các văn bản in ấn khác trở nên nhanh chóng và tiện lợi hơn rất nhiều, giúp giảm thiểu đáng kể thời gian và công sức so với phương pháp nhập tay truyền thống.
2. Phân loại công nghệ ký tự quang học OCR
Hiện nay OCR được chia thành rất nhiều loại. Tùy vào mục đích sử dụng và phạm vi ứng dụng, công nghệ ngày có các loại chính sau:
- OCR cơ bản: Đây là dạng truyền thống của OCR, chủ yếu dùng để nhận diện các ký tự đơn giản như chữ cái, con số và một vài ký hiệu cơ bản từ văn bản in hoặc đánh máy. Tuy nhiên, dạng này còn gặp khó khăn khi xử lý các ngôn ngữ không sử dụng bảng chữ cái Latin.
- OCR thông minh: Còn được gọi là ICR (Intelligent Character Recognition), đây là phiên bản nâng cấp có khả năng nhận dạng cả chữ viết tay với nhiều kiểu chữ khác nhau, mô phỏng khá chính xác khả năng đọc chữ của con người.
- IWR (Intelligent Word Recognition): Không chỉ dừng lại ở việc nhận diện từng ký tự, IWR có thể hiểu cả từ ngữ trong ngữ cảnh cụ thể. Nhờ đó, công nghệ này có khả năng phân tích sâu hơn và nắm bắt được ý nghĩa trọn vẹn của nội dung văn bản.
3. Cơ chế hoạt động của OCR
Cách thức hoạt động của công nghệ OCR được tiến hành theo các bước:
Bước 1: Thu nhận hình ảnh
Tài liệu được đưa vào máy quét để chuyển thành dữ liệu nhị phân. Phần mềm OCR sẽ tiếp nhận và phân tích hình ảnh này, xác định các vùng sáng là nền và các vùng tối là nội dung văn bản cần nhận diện.
Bước 2: Tiền xử lý hình ảnh
Giai đoạn này nhằm làm sạch hình ảnh và loại bỏ các sai sót kỹ thuật để đảm bảo độ chính xác khi nhận dạng. Một số kỹ thuật thường được áp dụng bao gồm:
- Căn chỉnh lại hình ảnh nếu tài liệu bị nghiêng hoặc lệch trong quá trình quét
- Khử nhiễu, làm mịn viền chữ để cải thiện độ nét
- Xóa các đường viền hoặc đường kẻ không cần thiết
- Xử lý nhận dạng chữ viết trong tài liệu đa ngôn ngữ
Bước 3: Nhận dạng văn bản
Phần mềm sử dụng hai phương pháp chính để phân tích văn bản: so khớp mẫu và trích xuất đặc điểm.
Bước 4: So khớp mẫu
Ở bước này, phần mềm tách riêng từng ký tự, sau đó so sánh với các mẫu chữ đã được lưu sẵn trong hệ thống. Phương pháp này đạt hiệu quả cao nhất khi tài liệu đầu vào có phông chữ và kích thước tương đồng với mẫu lưu trữ. Thường là các văn bản đánh máy, in rõ ràng.
Bước 5: Trích xuất đặc điểm
Thay vì so sánh toàn bộ hình dạng, kỹ thuật này sẽ phân tách ký tự thành các yếu tố như: hướng nét, điểm giao nhau, nét thẳng, nét cong hay các vòng khép kín. Dựa trên những đặc điểm này, hệ thống tìm ra ký tự tương ứng hoặc gần nhất trong cơ sở dữ liệu.
Bước 6: Hậu xử lý
Sau khi nhận dạng xong, hệ thống sẽ chuyển đổi kết quả thành định dạng văn bản số, thường là file tài liệu có thể chỉnh sửa. Một số phần mềm OCR tiên tiến còn hỗ trợ tạo file PDF có lớp văn bản ẩn chứa chú thích, cho phép hiển thị song song cả bản gốc lẫn bản chuyển đổi.
4. Lợi ích khi sử dụng công nghệ OCR
OCR đã mở ra một môi trường làm việc với dữ liệu thông minh, hiện đại cùng với rất nhiều lợi ích như:
- Tiết kiệm thời gian và nhân lực: Phần mềm OCR cho phép xử lý hàng loạt tài liệu cùng lúc, giúp số hóa nhanh chóng và truy xuất thông tin gấp 50–60 lần so với nhập tay, từ đó giảm tải nguồn nhân lực mà vẫn đảm bảo hiệu quả.
- Hạn chế sai sót: Với độ chính xác lên đến 98% nhờ tích hợp AI, OCR giúp giảm lỗi nhập liệu, nâng cao hiệu suất và còn hỗ trợ phát hiện tài liệu giả mạo.
- Dễ dàng tìm kiếm: Tài liệu sau khi quét được chuyển thành văn bản, cho phép người dùng tra cứu nhanh qua từ khóa hoặc ngày lưu trữ.
Có thể thấy, công nghệ OCR không chỉ giúp số hóa tài liệu một cách nhanh chóng mà còn mang lại nhiều lợi ích thiết thực trong quản lý dữ liệu, tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu suất làm việc. Trong bối cảnh chuyển đổi số ngày càng mạnh mẽ, việc nắm bắt và ứng dụng OCR sẽ là bước tiến quan trọng giúp doanh nghiệp và cá nhân tối ưu quy trình xử lý thông tin.
Xem thêm: Paperless là gì? Những lợi ích của Paperless trong doanh nghiệp
